Il budget spiegato in parole povere per i non addetti ai lavori.

Di solito è abbastanza complesso voler tradurre in italiano concetti che si esprimono in tutto il mondo in un solo modo, ma, nelle intenzioni di questo articolo, vi è proprio quello di spiegare in modo semplice ai non addetti ai lavori che cos’è un BUDGET.

In certi casi, soprattutto nelle piccole imprese, ho notato che solamente a nominare la parola BUDGET, si innescano strani meccanismi di reazione negativa, e secondo me, è soltanto perchè il più delle volte l’imprenditore, dovendosi occupare di moltissime cose nella sua impresa, tralascia di occuparsi di questo documento importantissimo.

Intanto il budget è una previsione accurata dei piani aziendali futuri, e si badi bene, chiameremo BUDGET soltanto quel documento aziendale che viene elaborato, soltanto se nelle intenzioni dell’impresa vi quella di imporre una direzione precisa alla gestione e in caso di scostamenti valutarne a consuntivo gli effetti.

Se predispongo un documento, che non verrà seguito come una bussola, non serve a niente, ed è tutto tempo perso, che potrebbe essere impiegato in cose molto più utili.

Il budget è un documento amministrativo, di natura preventiva, in cui l’azienda formalizza tutte le operazioni di gestione futura che ha intenzione di attuare per il conseguimento di un determinato risultato.

In esso verranno racchiuse tutte le attività necessarie per raggiungere un determinato obiettivo, che ovviamente deve essere preventivamente esplicitato in modo chiaro. Se non vengono esplicitati degli obiettivi sarà molto difficile che il budget serva a guidare la gestione come una bussola.

Solitamente il budget si riferisce all’anno successivo in cui viene elaborato, e di solito la sua predisposizione avviene nei mesi tra settembre e dicembre.

Soprattutto negli ultimi anni moltissimi imprenditori anche di ridottissime dimensioni, hanno sentito la necessità di predisporre il budget per la loro impresa, e non solo per stabilire e formalizzare i propri obiettivi aziendali, ma anche e soprattutto per ridisegnare la propria struttura secondo criteri di miglioramento della economicità.

Sia chiaro, che non è con il budget che l’impresa fa i soldi, ma di sicuro se non lo fa le probabilità di perderli aumentano vorticosamente.

In parole povere, se non siamo in grado di impostare delle previsioni aziendali, di seguirne lo sviluppo e di valutarne gli scostamenti, lasciamo perdere, perchè è tutto tempo sprecato.

Se l’impresa non è pronta a livello organizzativo per sopportare un documento così importante, evidentemente fa più soldi navigando a vista e mettendoci delle pezze ogni fine mese! 

In un’azienda il budget inteso come documento da seguire per la gestione, riveste un ruolo particolarmente importante in quanto obbliga le diverse aree aziendali a  riflettere sui loro sistemi di gestione ed a controllare lo stato della propria operatività.

E’ molto importante poichè,  mette in comunicazione le diverse aree aziendali  e fornisce dei criteri di valutazione dei singoli risultati preventivati.

In quest’ottica, il budget diventa uno strumento importantissimo per il coordinamento dell’organizzazione aziendale.

I punti fondamentali del budget sono la pianificazione, il controllo e la verifica.

Grazie alla pianificazioni di essi si possono eliminare le incertezze future e si può anche intervenire in maniera efficiente su  eventuali imprevisti.

Molto importante è anche il controllo del budget che confronta i dati preventivi con i dati a consuntivo.

 Il mio settore è particolarmente competitivo e non si riescono a fare delle previsioni, mi serve lo stesso il budget? 

Proprio perchè il settore è altamente competitivo il budget è indispensabile.

Se fosse tutto piatto e ripetitivo il budget non ti servirebbe a nulla!!!!

La struttura di un budget può essere più o meno articolata, ma di solito si compone dei seguenti documenti:

• Budget operativo: vengono evidenziate le principali aree operative dell’azienda, e cioè, i ricavi, i costi per manodopera, materie prime, costi di produzione, marketing, distribuzione e post vendite, i costi commerciali etc;
• Budget Finanziario: solitamente definito il budget di cassa e riepiloga le previsioni delle entrate e delle uscite definite con il budget operativo;
• Budget Investimenti: vengono individuati gli investimenti programmati e necessari all’azienda;

Nella stesura di un budget è necessario tenere in considerazione sempre la strategia che l’azienda intende seguire, e quindi devono essere esplicitate le linee da seguire e gli obiettivi da raggiungere.

Ad esempio, nella mia esperienza, i punti di partenza quando si discute della predisposizione di un budget sono i seguenti:

• Quale è la situazione attuale?
• Quali sono le tue difficoltà?
• Quali sono le azioni che ritieni utili per rimuovere le tue difficoltà?
• Quali sono i principali obiettivi che vuoi raggiungere nei prossimi 12 mesi?
• Quali sono gli investimenti necessari per raggiungere i tuoi obiettivi?
• La tua struttura organizzativa ti permette di raggiungere i tuoi obiettivi?
• Etc etc etc

In linea di principio, il punto di partenza per l’elaborazione di un budget è sempre la ragionevole stima dei ricavi, che deve essere effettuata sempre analizzando attentamente il mercato, i prezzi e le quantità da vedere o produrre. Fare un budget delle vendite, definendo solo l’importo del fatturato stimato non serve a nulla, poichè non consente di analizzare le variabili gestionali che determinano la produzione dei ricavi.

Una volta stimati i ricavi, si procede con la stima degli altri costi: di produzione, commerciali, generali etc.

In alcune imprese, viene anche predisposto  il rolling budget ed è un normalissimo budget che viene ricreato con frequenza solitamente trimestrale.

In tempi di crisi, la predisposizione del budget per l’impresa scongiura brutte sorprese e soprattutto nella fase della sua realizzazione, è un momento di grandissime riflessioni per raffinare il proprio controllo di gestione.

Infatti, molto spesso mentre si lavora per la predisposizione del budget, sia analizzano tutte le aree dell’azienda e sovente, si evidenziano alcune criticità che non venivano prese in considerazione.